Panduan Lengkap Attendance Management Karyawan & Cara Mengelolanya

Setiap perusahaan pastinya memiliki jam kerja yang harus dipatuhi karyawan. Untuk memastikan karyawan tetap patuh dengan jam kerja atau jadwal yang ditentukan, biasanya perusahaan akan menerapkan sistem attendance management atau lebih tepatnya, mendata kehadiran. Hal ini pun menjadi salah satu data penting bagi perusahaan, terutama bagian SDM atau HR sebagai salah satu komponen penilaian kinerja karyawan.

Selain sebagai komponen penilaian kinerja karyawan, attendance management memegang peranan krusial bagi finansial perusahaan karena berpengaruh pada perhitungan gaji karyawan. Lalu, apakah Anda sudah sepenuhnya memahami apa saja manfaat attendance management karyawan dalam realitanya? Untuk membantu Anda memperdalam pemahaman lebih lanjut, simak ulasannya berikut ini. Selamat membaca dan semoga bermanfaat!

Pengertian

Attendance management adalah dokumen yang mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan tersebut dapat berupa daftar hadir biasa, dapat juga pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. Pekerjaan mencatat waktu pada dasarnya dapat dipisahkan menjadi 2 (dua) bagian yakni pencatatan waktu hadir (attendance time keeping) dan juga pencatatan waktu kerja (shop timekeeping).

Apabila pegawai atau pekerja tidak mencatatkan jam hadirnya pada kartu jam hadir maka tunjangan makan dan uang transpotasinya yang diterima pegawai atau pekerja setiap bulannya akan berkurang dan juga akan mempengaruhi gaji bersih yang diterima pegawai atau pekerja tersebut.

Jenis Attendance management Karyawan

1. Attendance management Catatan Tangan

Attendance management catatan tangan atau attendance management berbentuk manual biasanya dilakukan di perusahaan berskala kecil. Biasanya, pencatatan absen dilakukan setiap tiba di kantor dan saat pulang kantor.

Kelebihan Attendance management catatan tangan

  • Tidak membutuhkan banyak biaya
  • Mudah dilakukan oleh semua perusahaan

Kekurangan attendance management catatan tangan

  • Dapat melakukan pemalsuan data, pegawai atau pekerja dapat menulis waktu hadir maupun pulang sesuai dengan kehendaknya.
  • Adanya peluang untuk membantu teman kerja yang tidak datang tepat waktu, karyawan dapat membantu teman lainnya untuk menuliskan jam kehadiran atau pulang kerja.
  • Dengan attendance management catatan tangan akan meningkatkan kemungkinan salah hitung dalam perhitungan gaji, karena dilakukan dengan cara manual.

2. Attendance management Amano (Sistem Ceklok)

Attendance management tersebut menggunakan mesin amano atau dengan sistem ceklok. Jadi pegawai atau pekerja yang ingin mengisi kartu jam hadir harus memasukkan kartu jam hadir ke mesin amano, dan secara otomatis kartu jam hadir akan mencetak jam hadir maupun pulang karyawan sesuai dengan jam kantor.

Kelebihan sistem ceklok

  • Mudah digunakan
  • Pegawai atau pekerja tidak bisa menulis waktu hadir maupun pulang sekendak hati.
  • Data attendance management terlihat lebih rapi dan mudah dibaca oleh tim HR. Tim Finance akan lebih mudah membaca data kehadiran untuk menyelaraskan data dengan gaji.

Kekurangan sistem ceklok

  • Ada kemungkinan untuk melakukan pemalsuan data.

3. Attendance management Sidik Jari (Finger Scan)

Biasanya Attendance management sidik jari ini digunakan oleh perusahaan menengah ke atas. Cara kerja pada sistem Finger Scan ini adalah dengan cara menempelkan salah satu jari pada mesin setelah memasukkan nomor identitas pekerja.

Kelebihan dari attendance management sidik jari

  • Attendance management tidak dapat digantikan oleh orang lain.
  • Proses perekapan data attendance management akan menjadi lebih mudah.

Kekurangan sistem attendance management sidik jari

  • Harganya relatif mahal.
  • Jika terdapat error maka data jam hadir karyawan tidak akan dapat diakses.

Tidak semua dapat melakukan finger scan dengan sukses sehingga terkadang tidak tercatat jika pegawai atau pekerja tersebut hadir kerja.

4. Attendance management Telapak Tangan

Biasanya sistem tersebut digunakan oleh perusahaan-perusahaan berskala besar, karena mesin attendance management telapak tangan tidak murah. Cara kerja sistem ini sama dengan sistem fingerprint. Namun, pada sistem ini akan memindai seluruh telapak tangan atau lima jadi pada mesin setelah memasukan nomor identitas karyawan.

Kelebihan attendance management telapak tangan

  • Menggunakan teknologi tinggi.
  • Bagian penggajian akan dapat dengan mudah merekap jam hadir para pegawai atau pekerja, karena sistem tersebut akan secara otomatis rekap jam hadir pekerja ketika melakukan finger scan.

Kekurangan attendance management telapak tangan

  • Harganya lebih mahal.
  • Jika terdapat mesin error maka data jam hadir pegawai atau pekerja tidak akan dapat diakses.
  • Tidak semua dapat melakukan finger scan dengan sukses sehingga terkadang tidak tercatat jika pegawai atau pekerja tersebut hadir kerja.

5. Attendance management dengan software HR

Saat ini sudah ada software attendance management yang mudah digunakan. Bahkan dari UKM hingga perusahaan besar cukup terbantu dengan sistem yang satu ini. Pasalnya, software dan aplikasi yang satu ini memang memudahkan manajemen HR untuk melakukan rekam attendance management karyawan.

Bahkan, secara real time karena memang sudah terintegrasi dengan layanan cloud-based. Dan masalah jika karyawan kesulitan absen pada saat langsung meeting di luar kantor, karyawan cukup absen dengan selfie dengan kamera smartphone yang sudah terintegrasi dengan aplikasi attendance management dan GPS pun akan mendeteksi keberadaan karyawan tersebut secara otomatis.

Kelebihan attendance management software HR

  • Kemudahan dalam proses integrasi dengan payroll
  • Menggunakan device masing-masing karyawan
  • Murah dan harga dapat disesuaikan oleh jumlah karyawan
  • Mengurangi tingkat pemalsuan attendance management karyawan

Kekurangan attendance management software HR

  • Teknologi baru yang memaksa perubahan system

Talenta by Mekari Rekomendasi Software Attendance Management Terbaik

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Kelebihan Talenta by Mekari:

1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya

  • Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
  • Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
  • Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
  • Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

2. Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3. Tim Support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://Talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.

Itu tadi informasi mengenai panduan lengkap attendance management karyawan & cara baru kelola kehadiran karyawan. Semoga bermanfaat 😊